Apostila - vše, co potřebujete vědět (aktuální pro 2023)
Představte si následující situaci – držíte v rukou úřední dokument (např. rodný list, oddací list, výpis z rejstříků trestů, apod.) a potřebujete ho oficiálně doložit v cizí zemi. Nevíte, co s tím?
Existují tři možnosti:
- stačí Vám obyčejný soudní překlad;
- k soudnímu překladu musíte navíc zajistit apostilu (dozvíte se na této stránce);
- přeložený dokument musíte navíc superlegalizovat.
Pokud si nevíte rady, kterou možnost budete potřebovat pro svůj překlad, vše se dozvíte v tomto článku:
- Postup pro překlad úředních listin z/do zahraničí (včetně přehledné infografiky zemí).
Již víte, že soudní překlad musíte navíc opatřit apostilní doložkou? V tomto článku se dozvíte:
- shrnutí, v kterých případech apostilu potřebujete;
- co je to apostille;
- jak apostila vypadá;
- jak ji získáte a na co si dát popřípadě pozor.
Potřebuji apostilu pro své dokumenty?
A. Země EU
1. Země EU, které nemají s ČR uzavřenou dohodu o soudních překladech
Následující země EU nemají s Českou republikou uzavřenou mezinárodní dohodu o osvobození od ověřování pravosti dokumentů (dohodu o soudních překladech): Dánsko, Estonsko, Finsko, Irsko, Litva, Lotyšsko, Lucembursko, Malta, Německo, Nizozemsko, Švédsko, Velká Británie.
U těchto států je podstatné, jaké listiny v nich chcete předkládat. Od 16.2.2019 totiž nově nemusí být ověřeny apostilou následující dokumenty - stačí tedy soudní překlad:
- listiny stvrzující narození, úmrtí či jméno;
- listiny ohledně uzavření sňatku, rozvodu, registrovaném partnerství či zrušení registrovaného partnerství;
- listiny ohledně rodičovství či osvojení;
- listiny potvrzující státní příslušnost;
- potvrzení o neexistenci záznamu v trestním rejstříku;
- potvrzení o skutečnosti, že je osoba na živu;
- notářské zápisy.
Veškeré ostatní listiny (vydané orgánem EU a dokládané v těchto zemích) musíte opatřit nejen soudním překladem, ale také apostilou.
2. Ostatní země EU
Všechny ostatní země EU mají s Českou republikou uzavřenou mezinárodní dohodu o soudních překladech, tudíž postačí soudní překlad.
B. Země mimo EU
U států, se kterými nemá Česká republika uzavřenou dvoustrannou mezinárodní dohodu o osvobození od ověřování pravosti dokumentů, je třeba dohledat, zda jsou smluvním státem Úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin (Úmluva o apostille), která byla přijata v Haagu dne 5. října 1961.
Pokud jsou, je potřeba ověřený překlad opatřit navíc tzv. apostilou.
Níže uvádíme některé tyto státy, které nemají uzavřenou bilaterální smlouvu o osvobození od ověřování pravosti dokumentů a zároveň jsou smluvními státy Úmluvy o apostille:
Kompletní seznam států, které jsou signatáři Haagské Úmluvy o apostile, najdete zde.
Tip: Pokud si nevíte rady, základní přehled o všech typech soudních překladů a ověření najdete v této přehledné infografice zemí.
Co tedy apostila přesně je?
Apostila je vyšším stupněm ověření podpisu a otisku razítka listiny a její pravosti. Úmluva o apostile ukládá, že státy si budou vzájemně uznávat veřejné listiny, které budou opatřeny apostilní doložkou.
Tím se značně zjednodušuje ověřování listiny a nahrazuje se proces superlegalizace.
Apostilní doložku vydává v každém státě jeden nebo více apostilních úřadů. Konkrétně v České republice jsou tyto úřady dva:
- Mezinárodní odbor Ministerstva spravedlnosti ČR;
- Konzulární odbor Ministerstva zahraničních věcí pro ostatní listiny.
Jak apostila vypadá?
Apostila může být vyplněna v jazyce země, která ji vydala. Její název však vždy musí být uveden ve francouzštině jako Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961).
Chcete se dozvědět jak si apostilu opatřit? - Čtěte dále.
Jaké dokumenty mohu apostilou opatřit?
- Matriční doklady – rodný list, úmrtní list, oddací list, vysvědčení o právní způsobilosti k uzavření manželství;
- Doklady o studiu – doklad o vysokoškolském, vyšším odborném, středním či základním vzdělání;
- Obchodní listiny – faktury (nutné je také potvrzení či vidimace Hospodářskou komorou ČR);
- Zdravotní doklady – legalizují se jen veřejné listiny předem ověřené MZ, nikoliv zdravotnické doklady a dokumenty;
- Listiny vydané finančními orgány;
- Výpis z rejstříku trestů;
- Listiny vydané justičními a notářskými orgány.
Jak si apostilu zajistit? Veškeré informace!
Níže si povíme, jak zajistit apostilu ve dvou případech:
A. U dokumentů z České repuliky pro doložení v zahraničí;
B. U dokumentů ze zahraničí pro doložení v České republice.
A. Úřední dokumenty z ČR pro doložení v cizích zemích
Ve zkratce celý postup probíhá následovně:
1. Zajistěte si potřebný počet kolkových známek
Před tím, než si zajdete zajistit samotnou apostilu, je potřeba zakoupit potřebný počet kolkových známek, kterými se platí správní poplatek na apostilních úřadech a které si musíte obstarat předem.
Za ověření jednoho dokumentu/podpisu zaplatíte jednou kolkovou známkou v hodnotách 100 Kč (pro české listiny) a 600 Kč (pro cizozemské listiny).
Kolkové známky jsou k dostání na každé pobočce České pošty. Nejbližší pobočku najdete zde.
2.1 Zajděte si vyřídit apostilu na apostilní úřad osobně
S kolkovými známkami nyní zajděte na příslušný úřad. Apostilní doložku vydávají dva úřady dle typu dokumentu.
Ministerstvo zahraničních věcí ČR vydává apostilu pro následující dokumenty:
- matriční doklady;
- doklady o studiu;
- obchodní listiny;
- zdravotní doklady;
- listiny vydané finančními orgány;
- doklady o vzdělávání (Pozor: Je potřeba nejprve příslušný doklad legalizovat na Ministerstvu školství, mládeže a výchovy a až následně zajít na Ministerstvo zahraničních věcí pro apostilu. Více informací na MŠMT.)
Ministerstvo spravedlnosti ČR vydává apostilu pro:
- Listiny vydané justičními a notářskými orgány.
Více informací o kontaktech, otevírací době, apod. o jednotlivých Ministerstvech najdete na odkazu níže:
Obecně doporučujeme kontaktovat příslušné orgány, u kterých budete chtít dokumenty dokládat a zjistit si, jaké ověření vyžadují.
2.2 Nebo si vyřiďte apostilní doložku poštou
Apostilní doložku je možné získat i poštou. Stačí odeslat dokumenty na příslušný apostilní úřad a přiložit k nim (ne nalepit) potřebný počet kolkových známek. Přečtěte si však předtím:
3. Zajistěte si soudní překlad
Posledním krokem je překlad veškerých dokumentů i s apostilní doložkou do příslušného jazyka soudním překladatelem.
- Více informací ohledně soudních překladech.
1. až 3. krok přes překladatelskou agenturu
Ověření listin apostilou můžete svěřit do rukou překladatelské agentuře. Pokud byste o tyto služby měli zájem, můžete poptat partnerskou agenturu Didacticus, která má se zajištěním apostily bohaté zkušenosti. Apostilní ověření a celý proces může proběhnout bez vaší účasti.
B. Úřední dokumenty ze zahraničí pro doložení v ČR
Je-li stát, který tuto listinu vydal, smluvním státem Haagské úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin ze dne 5. října 1961, provádí takové ověření listiny formou apostily příslušný orgán tohoto státu.
Bližší informace o tom, který orgán je příslušný k vydání apostilní doložky v konkrétní zemi, poskytuje zastupitelský úřad ČR nebo místní úřady daného státu. Informace lze též nalézt na těchto stránkách.
Pro občany Slovenska: Pro dokumenty ze Slovenska či pro dokumenty pro doložení na Slovensku sepsala bližší informace naše dceřinná společnost Presto Services Slovakia. Více informací si přečtete na jejich stránce apostil.
Tip: Vždy doporučujeme nejdříve kontaktovat český úřad, u kterého budete listiny předkládat, a zjistit si podrobnosti a požadavky tohoto úřadu k apostilní doložce.
Na co si dát pozor:
Pokud chcete přeložené listiny dokládat ve státě, který nemá s ČR uzavřenou ani bilatelární smlouvu, ani není smluvním státem Úmluvy o apostile, je třeba takové listiny ještě navíc superlegalizovat. Více informací o superlegalizaci naleznete v článku o superlegalizačním procesu.
Další informace k úřadům
Ministerstvo zahraničních věcí
Adresa: Pracoviště ověřování dokladů – Hradčanské nám. 5, Praha 1
Jak se tam dostat: Odkaz na mapu Google.
Telefon: 224 182 188, 224 182 153, fax: 224 182 527
E-mail: legalizace@mzv.cz
Poštovní adresa: Ministerstvo zahraničních věcí ČR: Odbor konzulárních činností – pracovní skupina legalizace.
Hradčanské nám. 5, 110 00, Praha, Česká republika
Úřední hodiny pro veřejnost:
pondělí |
8:00 – 12:00 13:30 – 17:00 |
úterý |
8:00 - 12:00 |
středa |
8:00 – 12:00 13:30 – 17:00 |
čtvrtek |
zavřeno |
pátek |
8:00 - 12:00 |
Kdy volat?
Pokud chcete Ministerstvo kontaktovat telefonicky, doporučujeme volat mimo úřední hodiny, a to ve dnech úterý od 14:00 do 16:00, ve čtvrtek od 8:00 do 12:00 a od 14:00 do 16:00 a v pátek od 14:00 do 15:00. V naléhavých případech můžete zaslat email v úředních hodinách na adresu: legalizace@mzv.cz
Lhůty:
Lhůta pro vyřízení žádostí o legalizaci dokumentů činí 30 dnů. Ověření je ale prováděno zpravidla tentýž den. Pracovní skupina legalizace si vyhrazuje právo omezit počet jednorázově přijímaných dokumentů dle aktuální vytíženosti. Obvykle je to do 5-ti ověření. Poslední dokumenty jsou přijímány 15 minut před koncem úředních hodin.
Plná moc:
Můžete pověřit vyřízením žádosti někoho jiného i bez předložení plné moci.
Správní poplatek:
Správní poplatek za tyto úkony se hradí ve formě kolkových známek. Ty jsou v hodnotách 100 Kč (pro české listiny) a 600 Kč (pro cizozemské listiny). Kolkové známky je potřeba mít již připravené s sebou a jsou k dostání na každé pobočce České pošty.
Ministerstvo spravedlnosti
Adresa: Pracoviště pro ověřování listin - Na Děkance 3, Praha 2
Jak se tam dostat: Odkaz na mapu Google.
Telefon: 221 997 982, 221 997 473, 221 997 319, 221 997 910
E-mail: moc@msp.justice.cz
Poštovní adresa: Ministerstvo spravedlnosti ČR: Mezinárodní odbor civilní. Vyšehradská 16,128 10, Praha 2, Česká republika
Pokud chcete žádost zasílat poštou, uveďte v žádosti následující:
- stát, ve kterém bude listina použita;
- svoji přesnou adresu, na kterou bude poté ověřené listina zaslána;
- telefonní číslo, e-mailovou adresu;
- přiložte potřebný počet kolkových známek (pozor, volně je vložte do obálky, nikam nelepte);
- připojte listinu.
Úřední hodiny:
pondělí |
8:00 – 12:00 13:30 – 17:00 |
úterý |
pouze po předchozí online rezervaci |
středa |
8:00 – 12:00 13:30 – 17:00 |
čtvrtek |
pouze po předchozí online rezervaci |
pátek |
zavřeno |
Online rezervace termínu návštěvy:
Rezervovat termín návštěvy si můžete na této adrese: https://rezervaceovereni.justice.cz
Lhůty:
Ověřování je vyřizováno zpravidla na počkání do 10 ověření.
Plná moc:
Můžete pověřit vyřízením žádosti někoho jiného i bez předložení plné moci.
Správní poplatek:
Správní poplatek se hradí formou kolkové známky - za apostilní doložku je to 100 Kč za ověření jednoho razítka, za vyšší ověření listin je to 30 Kč za ověření jednoho razítka. Mějte kolkové známky připraveny s sebou, jsou k dostání na každé pobočce České pošty.
Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy
Kontakt: Odbor středního a vyššího odborného vzdělávání a institucionální výchovy - Karmelitská 529/5, Praha 1
Jak se tam dostat: Odkaz na mapu Google.
Telefon: 234 811 703
E-mail: legalizace@msmt.cz
Poštovní adresa: Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy: Odbor středního a vyššího odborného vzdělávání a institucionální výchovy. Karmelitská 529/5, 118 12, Praha 1, Česká Republika
Pokud chcete žádost zasílat poštou, uveďte v žádosti následující:
- stát, ve kterém bude listina použita;
- přesnou adresu, na kterou bude ověřená listina zaslána;
- telefonní číslo, e-mailovou adresu;
- přiložte potřebný počet kolkových známek (pozor, nenalepujte je).
Lhůta pro vyřízení je 30 dnů ode dne doručení.
Úřední hodiny pro veřejnost:
pondělí |
9:00 – 11:00 13:00 – 15:00 |
úterý |
zavřeno |
středa |
9:00 – 11:00 13:00 – 15:00 |
čtvrtek |
zavřeno |
pátek |
zavřeno |
Kdy kontaktovat telefonicky:
Pokud chcete Ministerstvo kontaktovat telefonicky, možné to je v úterý od 9:00 do 11:00 a ve čtvrtek od 9:00 do 11:00 a od 13:00 do 15:00.
Lhůty:
U vysvědčení vydaných po roce 1995 se legalizace vyřizuje během úředních hodin na počkání.
Plná moc:
Můžete pověřit vyřízením žádosti někoho jiného i bez předložení plné moci.
Správní poplatek:
Správní poplatek se hradí ve formě kolkové známky a to v hodnotě 30 Kč za jeden doklad. Kolkové známky mějte připravené u sebe, jsou k dostání na každé pobočce České pošty.
Další informace:
K legalizaci lze předložit originál nebo úředně ověřenou kopii dokladu o vzdělání (vysvědčení, vysvědčení o maturitní zkoušce, vysvědčení o závěrečné zkoušce, výuční list, diplom absolventa vyšší odborné školy, vysvědčení o absolutoriu) vydaného základní, střední a vyšší odbornou školou v České republice, která je zapsána v rejstříku škol a školských zařízení podle zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon). Rejstřík škol a školských zařízení je dostupný zde.
Kontaktujte nás
Potřebujete poradit? Kontaktujte naše specialisty. Rádi Vám pomohou.
Potřebujete zajistit překlady? Zašlete nám nezávaznou kalkulaci a my se Vám do 15 minut ozveme.
tel.: +420 225 000 722
e-mail: info@presto.cz
Nebo nám odešlete rychlý dotaz pomocí formuláře níže.