Potřebujete předložit rodný list, diplom, výpis z obchodního rejstříku nebo jiný český dokument zahraničnímu úřadu, univerzitě či zaměstnavateli? V takovém případě vám často nebude stačit samotný překlad. Mnoho institucí vyžaduje také apostilu, která potvrzuje pravost dokumentu pro použití v zahraničí.
V tomto článku se dozvíte, kdy je apostila potřeba, jaké dokumenty lze apostilovat a jak postupovat, aby byl váš dokument bez problémů uznán v cizí zemi.
Co je Apostila?
Apostila je mezinárodně uznávané ověření veřejné listiny. Jejím účelem je potvrdit, že podpis a úřední razítko na dokumentu skutečně pocházejí od oprávněného orgánu.
Nejde tedy o kontrolu obsahu dokumentu. Apostila pouze potvrzuje jeho úřední původ a umožňuje jeho použití ve státech, které uznávají systém apostilace podle Haagské úmluvy.
Po získání apostily již zpravidla není nutné absolvovat další ověřovací kroky na zastupitelském úřadu cílového státu.
Kdy budete apostilu potřebovat?
Požadavek na apostilu se objevuje zejména tehdy, když český dokument předkládáte zahraniční instituci.
Typické situace zahrnují:
- studium na zahraniční škole nebo univerzitě,
- uznání vzdělání v jiné zemi,
- uzavření manželství v zahraničí,
- žádost o pracovní nebo pobytové povolení,
- založení společnosti,
- komunikaci se zahraničními soudy, úřady nebo bankami.
O tom, zda je apostila skutečně nutná, rozhoduje především země, ve které bude dokument použit.
Jak zjistit, zda potřebuji apostilu?
Požadavky stanovuje instituce, která bude dokument přijímat.
Obecně platí:
- státy Haagské úmluvy obvykle vyžadují apostilu,
- některé země mají s Českou republikou uzavřené smlouvy o osvobození od vyššího ověření, seznam zemí naleznete zde,
- některé státy vyžadují superlegalizaci,
- v rámci EU mohou být některé veřejné listiny od apostily osvobozeny.
Nejjistější je vždy ověřit požadavky přímo u příjemce dokumentu.
Kdy apostila není potřeba v rámci Evropské unie?
Podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/1191 jsou některé veřejné listiny používané mezi členskými státy EU osvobozeny od apostily.
Týká se to například:
- rodných listů,
- oddacích listů,
- úmrtních listů,
- výpisů z rejstříku trestů.
K těmto dokumentům lze navíc získat vícejazyčný standardní formulář, který může nahradit úřední překlad.
Před zahájením procesu proto doporučujeme ověřit, zda ve vašem konkrétním případě úřad, kterému budete doklad předkládat, apostilu požaduje a zda zároveň přijme variantu s vícejazyčným formulářem.
Jaké dokumenty lze opatřit apostilou?
Apostila se vztahuje na veřejné listiny vydané nebo ověřené českými orgány.
Nejčastěji se jedná o:
Matriční doklady
- rodný list,
- oddací list,
- úmrtní list,
- vysvědčení o právní způsobilosti k uzavření manželství.
Doklady o vzdělání
- vysvědčení,
- maturitní vysvědčení,
- diplomy,
- dodatky k diplomům.
Obchodní a firemní dokumenty
- výpis z obchodního rejstříku,
- některé obchodní listiny,
- dokumenty vydané finančními orgány.
Právní a notářské dokumenty
- notářské zápisy,
- plné moci s úředně ověřeným podpisem,
- soudní rozhodnutí,
- ověřené kopie dokumentů.
Další dokumenty
- výpis z rejstříku trestů,
- některé zdravotní dokumenty,
- další veřejné listiny vydané českými orgány.
Na které dokumenty apostilu získat nelze?
Ne každý dokument je možné apostilovat.
Problém bývá zejména u soukromých listin, které nebyly úředně ověřeny.
Apostilu zpravidla nelze získat například na:
- běžné fotokopie dokumentů,
- neověřené kopie veřejných listin,
- plné moci bez ověřeného podpisu,
- soukromé smlouvy bez notářského ověření.
Pokud si nejste jistí, zda lze váš dokument apostilovat, doporučujeme konzultaci před zahájením procesu.
Co je potřeba udělat jako první?
Mnoho lidí řeší nejprve překlad a až následně ověření dokumentu. To však často vede ke zbytečným komplikacím.
Správný postup bývá ve většině případů následující:
- připravit originál dokumentu nebo jeho úředně ověřenou kopii,
- získat potřebná předběžná ověření,
- opatřit dokument apostilou,
- nechat dokument úředně přeložit.
Díky tomu bude součástí překladu také samotná apostila a nebude nutné překlad přepracovávat.
Kde získat potřebná předběžná ověření?
Před získáním apostily musí dokument projít takzvaným vyšším ověřením.
Příslušný úřad závisí na typu dokumentu.
| Typ dokumentu | Úřad |
| Rodné, oddací a úmrtní listy | Krajský úřad/magistrát, pod který spadá úřad, který dokument vydal |
| Diplomy a vysvědčení | Ministerstvo školství |
| Veřejné zdravotní listiny | Ministerstvo zdravotnictví |
| Dokumenty finanční správy | Generální finanční ředitelství |
| Výpis z rejstříku trestů | Rejstřík trestů ČR |
| Notářské, soudní a exekutorské listiny | Ministerstvo spravedlnosti |
| Některé obchodní dokumenty | Hospodářská komora ČR |
Jak probíhá získání apostily?
Konkrétní postup závisí na typu dokumentu.
U některých listin je potřeba nejprve získat takzvané vyšší ověření od nadřízeného orgánu.
Typickým příkladem jsou matriční doklady. Rodný nebo oddací list bývá nejprve ověřen krajským úřadem nebo magistrátem, teprve poté lze požádat o vydání apostily.
Který úřad vydává apostilu?
V České republice neexistuje pouze jeden apostilní úřad.
Příslušný orgán se liší podle typu dokumentu.
Ministerstvo zahraničních věcí ČR
Zajišťuje apostily například pro:
- rodné listy,
- oddací listy,
- úmrtní listy,
- výpisy z rejstříku trestů,
- dokumenty vydané finančními orgány,
- doklady o studiu předem ověřené MŠMT.
Ministerstvo spravedlnosti ČR
Obraťte se na něj v případě:
- soudních rozhodnutí,
- listin vydaných soudy,
- dokumentů vydaných soudními exekutory.
Notářská komora ČR
Vydává apostily pro:
- notářské zápisy,
- ověřené podpisy,
- ověřené kopie,
- výpisy z obchodního rejstříku vydané u notáře,
- další dokumenty vydané nebo ověřené notářem.
Jak získat apostilu na diplom nebo vysvědčení?
Doklady o vzdělání mají specifický postup.
Než lze požádat o apostilu, musí být dokument ověřen Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy.
Proces obvykle probíhá v tomto pořadí:
- příprava diplomu nebo vysvědčení,
- ověření na Ministerstvu školství – více info zde,
- vydání apostily Ministerstvem zahraničních věcí,
- vyhotovení soudně ověřeného překladu.
Právě tento postup bývá vyžadován při studiu nebo práci v zahraničí.
Jak získat soudně ověřený překlad?
Po dokončení ověřovací části následuje překlad dokumentu. Soudně ověřený překlad můžete objednat zde.
Úřední překlad může vyhotovit pouze soudní tlumočník zapsaný v evidenci Ministerstva spravedlnosti.
Do překladu se zpravidla zahrnuje:
- samotný dokument,
- apostilní doložka,
- razítka,
- ověřovací doložky.
Proto je důležité získat apostilu ještě před zadáním překladu.
POZOR: V některých případech bývá vyžadována apostila také na překlad. V tomto případě je nutné, aby překladatel nechal svůj podpis na překladatelské doložce ověřit u notáře. Následně se znovu zajistí apostila na Notářské komoře ČR. Dokument je tedy apostilován dvakrát.
Více informací naleznete zde.
Na co si dát pozor u notářských dokumentů?
Pokud plánujete použít notářský dokument v zahraničí, doporučujeme tuto skutečnost oznámit notářské kanceláři předem.
Ne všechny podpisy na notářských listinách totiž mohou být následně ověřeny pro použití v cizině.
Pro bezproblémové ověření by měl být dokument podepsán přímo notářem, nebo notářským kandidátem, který byl ustanoven zástupcem notáře, nebo notářským kandidátem, který byl notářem pověřen k provádění legalizace a vidimace ve vztahu k cizině.
Lze apostilu vyřídit poštou?
Ano.
Většina příslušných úřadů umožňuje nejen osobní podání, ale také zaslání dokumentů poštou.
Obvykle je potřeba přiložit průvodní dopis s kontaktními údaji a uvést stát, ve kterém bude dokument použit.
Tato možnost je praktická zejména pro klienty mimo Prahu.
Jak dlouho celý proces trvá?
Doba vyřízení se liší podle typu dokumentu a příslušného úřadu. Některé apostily lze při osobním podání získat během jednoho dne, v jiných případech může celý proces včetně předběžných ověření trvat několik pracovních dnů až týdnů.
Pokud dokument potřebujete k důležitému termínu, doporučujeme začít s vyřizováním s dostatečným předstihem.
Nejčastější chyby při přípravě dokumentů
Překlad před získáním apostily
Jedna z nejčastějších chyb. Pokud apostila vznikne až po překladu, nemusí být součástí přeložené dokumentace.
Použití obyčejné kopie
Apostilu lze získat pouze na originál nebo úředně ověřenou kopii.
Nesprávně zvolený způsob ověření
Ne všechny státy používají apostilu. Některé země vyžadují superlegalizaci.
Seznam zemí, které požadují apostilu naleznete zde.
Neověření požadavků příjemce
Každá instituce může mít vlastní pravidla. To, co postačuje jedné univerzitě, nemusí vyhovovat jiné.
Potřebujete předložit dokumenty v zahraničí?
Nejste si jistí, zda váš dokument vyžaduje apostilu, superlegalizaci nebo pouze soudní překlad?
Pomůžeme vám ověřit správný postup pro konkrétní zemi a zajistíme celý proces od ověření dokumentů apostilou až po úřední překlad.
Nejčastěji pomáháme s:
- rodnými, oddacími a úmrtními listy,
- diplomy a vysvědčeními,
- výpisy z rejstříku trestů,
- obchodními dokumenty, výpisy z obchodního rejstříku
- plnými mocemi a notářskými listinami.
Stačí nám zaslat sken dokumentu a informaci, ve které zemi bude použit. Připravíme vám doporučený postup (vždy je nutné ověřit u úřadu, kde budete dokumenty předkládat) i nezávaznou cenovou nabídku.
Apostila nebo superlegalizace
| Apostila | Superlegalizace |
| Používá se ve státech, které jsou členy Haagské úmluvy | Používá se ve státech mimo Haagskou úmluvu |
| Jednostupňové ověření | Vícestupňové ověření |
| Není potřeba ověření ambasádou cílového státu | Součástí procesu bývá ověření ambasádou |
| Proces bývá rychlejší a jednodušší | Proces je zpravidla delší |
| Například Německo, Rakousko, USA, Velká Británie, Japonsko | Například Spojené arabské emiráty, Katar nebo Kuvajt (dle aktuálních pravidel) |
Pokud si nejste jistí, který způsob ověření budete potřebovat, doporučujeme ověřit požadavky přímo u zahraniční instituce nebo se obrátit na odborníka.
Shrnutí
Příprava dokumentů pro použití v zahraničí nemusí být složitá, pokud dodržíte správné pořadí jednotlivých kroků.
Ve většině případů postup zahrnuje:
- kontrolu požadavků cílové instituce,
- přípravu originálu nebo úředně ověřené kopie,
- získání potřebných ověření,
- vydání apostily,
- vyhotovení soudně ověřeného překladu.
Díky správně připraveným dokumentům předejdete zdržení, opakovaným překladům i případnému odmítnutí dokumentů v zahraničí.
Odpovědi na nejčastější otázky
Potřebuji apostilu na rodný list?
Záleží na zemi, ve které bude dokument použit.
Pokud dokument předkládáte v některém členském státě Evropské unie, může být od apostily osvobozen podle Nařízení EU 2016/1191.
Mimo EU bývá apostila nebo jiná forma ověření zpravidla vyžadována.
Musí být přeložena i apostila?
Ano. Ve většině případů se překládá celý dokument včetně apostilní doložky.
Jak dlouho platí apostila?
Apostila vydaná v České republice není časově omezena.
Mohu získat apostilu poštou?
Ano. Příslušné úřady zpravidla umožňují vyřízení žádosti také korespondenčně.
Kolik dokumentů lze ověřit na počkání?
Při osobním podání bývá možné na počkání vyřídit maximálně pět dokumentů.
Mohu získat apostilu na ověřenou kopii dokumentu?
Ano. Může být použit i úředně ověřený opis (ověřená kopie) veřejné listiny, záleží však na typu dokumentu a požadavcích cílové instituce. Tento postup se často využívá například u dokladů o vzdělání, jako jsou diplomy nebo vysvědčení, kdy si klient může ponechat originál a pro úřední účely předložit ověřenou kopii.
U dokumentů, jako je rodný list, oddací list, výpis z obchodního rejstříku nebo výpis z rejstříku trestů, bývá zpravidla vhodnější použít originál dokumentu. Zároveň je důležité ověřit, zda cílový úřad nestanovuje požadavek na maximální stáří předkládané listiny. Některé instituce například akceptují pouze dokumenty vydané v posledních třech měsících. Proto doporučujeme požadavky vždy předem ověřit u příslušného úřadu nebo instituce, pro kterou je dokument určen.