Jak zajistit apostilu - vše, co potřebujete vědět (update 2018)

Představte si následující situaci – držíte v rukou úřední dokument (např. rodný list, oddací list, výpis z rejstříků trestů, apod.) a potřebujete ho oficiálně doložit v cizí zemi. Nevíte, co s tím? 

Existují tři možnosti:

  1. stačí Vám obyčejný soudní překlad;
  2. k soudnímu překladu musíte navíc zajistit apostilu (dozvíte se na této stránce);
  3. přeložený dokument musíte navíc superlegalizovat.

Pokud si nevíte rady, kterou možnost budete potřebovat pro svůj překlad, vše se dozvíte v tomto článku:

Již víte, že soudní překlad musíte navíc opatřit apostilní doložkou? V tomto článku se dozvíte:

  • shrnutí, v kterých případech apostilu potřebujete;
  • co to apostila je;
  • jak apostila vypadá;
  • jak ji získáte a na co si dát popřípadě pozor. 

Potřebuji apostilu pro své dokumenty? 

U států, se kterými nemá Česká republika uzavřenou dvoustrannou mezinárodní dohodu o osvobození od ověřování pravosti dokumentů, je třeba dohledat, zda jsou smluvním státem Úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin (Úmluva o apostile), která byla přijata v Haagu dne 5. října 1961.

Pokud jsou, je potřeba ověřený překlad opatřit navíc tzv. apostilou 

Níže uvádíme některé tyto státy, které nemají uzavřenou bilaterální smlouvu o osvobození od ověřování pravosti dokumentů a zároveň jsou smluvními státy Úmluvy o apostile: 

                      

Státy, které jsou smluvními stranami Úmluvy o apostile.

                                          

Kompletní seznam států, které jsou signatáři Haagské Úmluvy o apostile, najdete zde. 

Tip: Pokud si nevíte rady, základní přehled o všech typech soudních překladů a ověření najdete v této přehledné infografice zemí.

Co tedy apostila přesně je? 

Apostila je vyšším stupněm ověření podpisu a otisku razítka listiny a její pravosti. Úmluva o apostile ukládá, že státy si budou vzájemně uznávat veřejné listiny, které budou opatřeny apostil doložkou.

Tím se značně zjednodušuje ověřování listiny a nahrazuje se proces superlegalizace.

Apostilní doložku vydává v každém státě jeden nebo více apostilních úřadů. Konkrétně v České republice jsou tyto úřady dva:

  1. Mezinárodní odbor Ministerstva spravedlnosti ČR;
  2. Konzulární odbor Ministerstva zahraničních věcí pro ostatní listiny.

Jak apostila vypadá? 

Vzor apostily

 

Apostila může být vyplněna v jazyce země, která ji vydala. Její název však vždy musí být uveden ve francouzštině jako Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961). 

Chcete se dozvědět jak si apostilu opatřit? - Čtěte dále.

Jaké dokumenty mohu apostilou opatřit? 

  • Matriční doklady – rodný list, úmrtní list, oddací list, vysvědčení o právní způsobilosti k uzavření manželství;
  • Doklady o studiu – doklad o vysokoškolském, vyšším odborném, středním či základním vzdělání;
  • Obchodní listiny – faktury (nutné je také potvrzení či vidimace Hospodářskou komorou ČR);
  • Zdravotní doklady – legalizují se jen veřejné listiny předem ověřené MZ, nikoliv zdravotnické doklady a dokumenty;
  • Listiny vydané finančními orgány;
  • Výpis z rejstříku trestů;
  • Listiny vydané justičními a notářskými orgány.

Jak si apostilu zajistit? Veškeré informace!

Níže si povíme, jak zajistit apostilu ve dvou případech:

A. U dokumentů z České repuliky pro doložení v zahraničí;
B. U dokumentů ze zahraničí pro doložení v České republice.

A. Úřední dokumenty z ČR pro doložení v cizích zemích

Ve zkratce celý postup probíhá následovně:

Proces získání apostilní doložky.

   

1. Zajistěte si potřebný počet kolkových známek

Před tím, než si zajdete zajistit samotnou apostilu, je potřeba zakoupit potřebný počet kolkových známek, kterými se platí správní poplatek na apostilních úřadech a které si musíte obstarat předem.

Za ověření jednoho dokumentu/podpisu zaplatíte jednou kolkovou známkou v hodnotách 100 Kč (pro české listiny) a 600 Kč (pro cizozemské listiny).

Kolkové známky jsou k dostání na každé pobočce České pošty. Nejbližší pobočku najdete zde.

  

2.1 Zajděte si vyřídit apostilu na apostilní úřad osobně

S kolkovými známkami nyní zajděte na příslušný úřad. Apostilní doložku vydávají dva úřady dle typu dokumentu.

Ministerstvo zahraničních věcí ČR vydává apostilu pro následující dokumenty:

  • matriční doklady;
  • doklady o studiu;
  • obchodní listiny;
  • zdravotní doklady;
  • listiny vydané finančními orgány;
  • doklady o vzdělávání (Pozor: Je potřeba nejprve příslušný doklad legalizovat na Ministerstvu školství, mládeže a výchovy a až následně zajít na Ministerstvo zahraničních věcí pro apostilu. Více informací na MŠMT.)

Ministerstvo spravedlnosti ČR vydává apostilu pro:

  • Listiny vydané justičními a notářskými orgány.

Více informací o kontaktech, otevírací době, apod. o jednotlivých Ministerstvech najdete na odkazu níže:

Obecně doporučujeme kontaktovat příslušné orgány, u kterých budete chtít dokumenty dokládat a zjistit si, jaké ověření vyžadují.  

                                        

2.2 Nebo si vyřiďte apostilní doložku poštou                                                           

Apostilní doložku je možné získat i poštou. Stačí odeslat dokumenty na příslušný apostilní úřad a přiložit k nim (ne nalepit) potřebný počet kolkových známek. Přečtěte si však předtím:

   

3. Zajistěte si soudní překlad

Posledním krokem je překlad veškerých dokumentů i s apostilní doložkou do příslušného jazyka soudním překladatelem.

   

1. až 3. krok přes překladatelskou agenturu

Ověření listin apostilou můžete svěřit do rukou naší překladatelské agentuře. Dokumenty jak odborně přeložíme, tak i získáme od příslušných orgánů toto apostilní ověření a celý proces může proběhnout bez vaší účasti.

Pokud byste měli zájem o služby agentury, můžete si pročíst naši nabídku služeb.

   

B. Úřední dokumenty ze zahraničí pro doložení v ČR

Je-li stát, který tuto listinu vydal, smluvním státem Haagské úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin ze dne 5. října 1961, provádí takové ověření listiny formou apostily příslušný orgán tohoto státu.

Bližší informace o tom, který orgán je příslušný k vydání apostilní doložky v konkrétní zemi, poskytuje zastupitelský úřad ČR nebo místní úřady daného státu. Informace lze též nalézt na těchto stránkách.

Tip: Vždy doporučujeme nejdříve kontaktovat český úřad, u kterého budete listiny předkládat, a zjistit si podrobnosti a požadavky tohoto úřadu k apostilní doložce.

Na co si dát pozor:

Pokud chcete přeložené listiny dokládat ve státě, který nemá s ČR uzavřenou ani bilatelární smlouvu, ani není smluvním státem Úmluvy o apostile, je třeba takové listiny ještě navíc superlegalizovat. Více informací o superlegalizaci naleznete v článku o superlegalizačním procesu.

Další informace k úřadům

Ministerstvo zahraničních věcí 

Adresa: Pracoviště ověřování dokladů – Hradčanské nám. 5, Praha 1

Jak se tam dostat: Odkaz na mapu Google.

Telefon: 224 182 188, 224 182 153, fax: 224 182 527 

E-mail: legalizace@mzv.cz 

Poštovní adresa: Ministerstvo zahraničních věcí ČR: Odbor konzulárních činností – pracovní skupina legalizace. 
Hradčanské nám. 5, 110 00, Praha, Česká republika 

Úřední hodiny pro veřejnost: 

pondělí 

8:00 – 12:00                              13:30 – 17:00 

úterý 

8:00 – 12:00                     

středa 

8:00 – 12:00                              13:30 – 17:00 

čtvrtek 

pátek 

8:00 – 12:00                                     

 

Kdy volat?

Pokud chcete Ministerstvo kontaktovat telefonicky, doporučujeme volat mimo úřední hodiny, a to ve dnech úterý od 14:00 do 16:00, ve čtvrtek od 8:00 do 12:00 a od 14:00 do 16:00 a v pátek od 14:00 do 15:00 V naléhavých případech můžete zaslat email v úředních hodinách na adresu: legalizace@mzv.cz

Lhůty:

Lhůta pro vyřízení žádostí o legalizaci dokumentů činí 30 dnů. Ověření je ale prováděno zpravidla tentýž den. Pracovní skupina legalizace si vyhrazuje právo omezit počet jednorázově přijímaných dokumentů dle aktuální vytíženosti. Obvykle je to do 5-ti ověření. Poslední dokumenty jsou přijímány 15 minut před koncem úředních hodin.

Plná moc:

Můžete pověřit vyřízením žádosti někoho jiného i bez předložení plné moci.

Správní poplatek:

Správní poplatek za tyto úkony se hradí ve formě kolkových známek. Ty jsou v hodnotách 100 Kč (pro české listiny) a 600 Kč (pro cizozemské listiny). Kolkové známky je potřeba mít již připravené s sebou a jsou k dostání na každé pobočce České pošty.

Ministerstvo spravedlnosti 

Adresa: Pracoviště pro ověřování listin - Na Děkance 3, Praha 2

Jak se tam dostat: Odkaz na mapu Google.

Telefon: 221 997 914, 221 997 938, 221 997 473 

E-mail: moc@msp.justice.cz 

Poštovní adresa: Ministerstvo spravedlnosti ČR: Mezinárodní odbor civilní. Vyšehradská 16,128 10, Praha 2, Česká republika 

Pokud chcete žádost zasílat poštou, uveďte v žádosti následující:

  • stát, ve kterém bude listina použita;
  • svoji přesnou adresu, na kterou bude poté ověřené listina zaslána;
  • telefonní číslo, e-mailovou adresu;
  • přiložte potřebný počet kolkových známek (pozor, volně je vložte do obálky, nikam nelepte);
  • připojte listinu.

Úřední hodiny: 

pondělí 

8:00 – 12:00                              13:30 – 17:00 

úterý 

9:00 – 12:00                                     

středa 

8:00 – 12:00                              13:30 – 17:00 

čtvrtek 

9:00 – 12:00                                      

pátek 

       

 

Lhůty:

Ověřování je vyřizováno zpravidla na počkání do 10 ověření. 

Plná moc:

Můžete pověřit vyřízením žádosti někoho jiného i bez předložení plné moci.

Správní poplatek: 

Správní poplatek se hradí formou kolkové známky - za apostilní doložku je to 100 Kč za ověření jednoho razítka, za vyšší ověření listin je to 30 Kč za ověření jednoho razítka. Mějte kolkové známky připraveny s sebou, jsou k dostání na každé pobočce České pošty.

    Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy 

    Kontakt: Odbor středního a vyššího odborného vzdělávání a institucionální výchovy - Karmelitská 529/5, Praha 1

    Jak se tam dostat: Odkaz na mapu Google.

    Telefon: 234 811 703 

    E-mail: legalizace@msmt.cz 

    Poštovní adresa: Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy: Odbor středního a vyššího odborného vzdělávání a institucionální výchovy. Karmelitská 529/5, 118 12, Praha 1, Česká Republika

    Pokud chcete žádost zasílat poštou, uveďte v žádosti následující:

    • stát, ve kterém bude listina použita;
    • přesnou adresu, na kterou bude ověřená listina zaslána;
    • telefonní číslo, e-mailovou adresu;
    • přiložte potřebný počet kolkových známek (pozor, nenalepujte je).

    Lhůta pro vyřízení je 30 dnů ode dne doručení. 

    Úřední hodiny pro veřejnost: 

    pondělí 

    9:00 – 11:00                              13:00 – 15:00 

    úterý 

         

    středa 

    9:00 – 11:00                              13:00 – 15:00 

    čtvrtek 

       

    pátek 

          

     

    Kdy kontaktovat telefonicky:

    Pokud chcete Ministerstvo kontaktovat telefonicky, možné to je v úterý od 9:00 do 11:00 a ve čtvrtek od 9:00 do 11:00 a od 14:00 do 15:00.

    Lhůty:

    U vysvědčení vydaných po roce 1995 se legalizace vyřizuje během úředních hodin na počkání. 

    Plná moc:

    Můžete pověřit vyřízením žádosti někoho jiného i bez předložení plné moci.

    Správní poplatek: 

    Správní poplatek se hradí ve formě kolkové známky a to v hodnotě 30 Kč za jeden doklad. Kolkové známky mějte připravené u sebe, jsou k dostání na každé pobočce České pošty.

    Další informace:

    K legalizaci lze předložit originál nebo úředně ověřenou kopii dokladu o vzdělání (vysvědčení, vysvědčení o maturitní zkoušce, vysvědčení o závěrečné zkoušce, výuční list, diplom absolventa vyšší odborné školy, vysvědčení o absolutoriu) vydaného základní, střední a vyšší odbornou školou v  České republice, která je zapsána v rejstříku škol a školských zařízení podle zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon). Rejstřík škol a školských zařízení je dostupný zde.

    Kontaktujte nás

    Potřebujete poradit? Kontaktujte naše specialisty. Rádi Vám pomohou.

    Potřebujete zajistit překlady? Zašlete nám nezávaznou kalkulaci a my se Vám do 15 minut ozveme.

    tel.: +420 225 000 722
    e-mail: info@presto.cz


    Nebo nám odešlete rychlý dotaz pomocí formuláře níže.

    required required required
    required