Potřebujete použít český dokument v zahraničí? V některých zemích nestačí jen apostila nebo úřední překlad. Dokument musí projít procesem nazývaným superlegalizace. V článku vysvětlíme, kdy je potřeba a jak celý proces probíhá.
Co je superlegalizace?
Superlegalizace představuje nejvyšší stupeň ověření veřejných listin určených pro použití v zahraničí.
Jejím cílem je potvrdit, že podpisy a úřední razítka na dokumentu jsou pravé a že listina skutečně pochází od oprávněného orgánu.
Neověřuje se obsah dokumentu, ale jeho formální pravost.
Proces superlegalizace zahrnuje několik navazujících ověření. Dokument musí postupně potvrdit české úřady a následně také zastupitelský úřad země, ve které bude použit.
Jak zjistit, zda moje země vyžaduje superlegalizaci?
Nejspolehlivější je ověřit požadavky přímo u instituce, která bude dokument přijímat. Podmínky se mohou lišit podle typu dokumentu i účelu jeho použití.
Kdy je superlegalizace potřeba?
Požadavek na superlegalizaci vzniká tehdy, když:
- cílová země neuznává apostilu,
- Česká republika s daným státem nemá uzavřenou smlouvu o osvobození od ověřování dokumentů,
- zahraniční instituce vyžaduje úplné ověření pravosti listiny.
S požadavkem na superlegalizaci se lze setkat například v Thajsku, Egyptě nebo v dalších zemích, které nejsou součástí systému apostily.
Kdy naopak superlegalizace není potřeba?
Existují dva časté případy, kdy lze celý proces zjednodušit
Stačí apostila
Pokud je cílová země členem Haagské úmluvy o apostile, zpravidla postačuje apostila a následný soudní překlad.
Seznam zemí, které jsou členem Haagské úmluvy naleznete zde.
Není potřeba žádné vyšší ověření
Některé státy mají s Českou republikou uzavřenou mezinárodní smlouvu o vzájemném uznávání veřejných listin. V takových případech může být vyžadován pouze soudní překlad dokumentu. Seznam zemí naleznete zde.
Proto je vždy vhodné nejprve zjistit požadavky konkrétní instituce, které budete dokument předkládat.
Jaké dokumenty se nejčastěji superlegalizují?
Nejčastěji se jedná o dokumenty související se studiem, zaměstnáním, podnikáním nebo rodinnými záležitostmi.
Patří mezi ně například:
Matriční dokumenty
- rodné listy,
- oddací listy,
- úmrtní listy,
- vysvědčení o právní způsobilosti k uzavření manželství.
Doklady o vzdělání
- vysvědčení,
- diplomy,
- dodatky k diplomům.
Firemní a obchodní dokumenty
- výpisy z obchodního rejstříku,
- osvědčení o původu zboží,
- faktury,
- zakladatelské listiny,
- společenské smlouvy.
Právní dokumenty
- plné moci,
- notářské zápisy,
- soudní rozhodnutí,
- exekutorské listiny.
Další dokumenty
- výpisy z rejstříku trestů,
- některé zdravotní dokumenty,
- dokumenty vydané finančními úřady.
Kde získat potřebná předběžná ověření?
Před samotnou superlegalizací musí dokument projít prvním stupněm vyššího ověření.
Příslušný úřad závisí na typu dokumentu. Další postup se může lišit podle typu dokumentu a požadavků cílového státu.
| Typ dokumentu | Úřad |
| Rodné, oddací a úmrtní listy | Krajský úřad/magistrát města, pod který spadá úřad, který dokument vydal |
| Diplomy a vysvědčení | Ministerstvo školství |
| Veřejné zdravotní listiny | Ministerstvo zdravotnictví |
| Dokumenty finanční správy | Generální finanční ředitelství |
| Výpis z rejstříku trestů | Rejstřík trestů ČR |
| Notářské, soudní a exekutorské listiny | Ministerstvo spravedlnosti |
| Některé obchodní dokumenty | Hospodářská komora ČR |
Každý dokument má vlastní postup a není možné všechny listiny ověřovat na jednom místě.
Jak probíhá superlegalizace krok za krokem?
Krok 1: Vyšší ověření dokumentu
Nejprve je nutné získat potvrzení od úřadu, který je nadřízený instituci, jež dokument vydala.
Například diplom ověřuje Ministerstvo školství, zatímco rodný list potvrzuje vyšším ověřením krajský úřad/magistrát.
Krok 2: Ověření na Ministerstvu zahraničních věcí
Po získání předchozího ověření následuje legalizace na Ministerstvu zahraničních věcí ČR.
Ministerstvo potvrzuje pravost podpisu a razítka předchozího ověřujícího orgánu.
Žádost lze podat:
- osobně,
- prostřednictvím jiné osoby,
- poštou.
Při podání poštou bývá potřeba uvést:
- zemi, ve které bude dokument použit,
- doručovací adresu,
- telefonický a e-mailový kontakt.
Při osobním podání se platí kartou, při zaslání poštou převodem na účet Ministerstva zahraničních věcí.
Krok 3: Soudní překlad
Po dokončení ověřování následuje soudní překlad.
Překlad musí vyhotovit soudní překladatel zapsaný v evidenci Ministerstva spravedlnosti.
Překládá se:
- samotný dokument,
- všechna ověření,
- razítka,
- ověřovací doložky.
Proto doporučujeme překlad zadávat až po dokončení předchozích kroků.
Soudně ověřený překlad můžete objednat zde.
POZOR: V některých případech bývá konzulárním úřadem vyžadována legalizace překladu. V tomto případě je nutné, aby překladatel nechal svůj podpis na překladatelské doložce legalizovat u notáře. Následně se znovu zajistí legalizace na Ministerstvu spravedlnosti ČR a potom na Ministerstvu zahraničních věcí ČR. Dokument je tedy legalizován dvakrát a je připraven na superlegalizaci na konzulárním úřadě příslušného státu.
Více informací naleznete zde.
Krok 4: Ověření zastupitelským úřadem
Poslední částí procesu je ověření dokumentu ambasádou nebo konzulárním oddělením cílového státu.
Právě toto konečné potvrzení se označuje jako superlegalizace.
Každé velvyslanectví má vlastní pravidla, požadované dokumenty i poplatky. Proto doporučujeme jejich požadavky ověřit ještě před zahájením celého procesu.
Nejčastější chyby při superlegalizaci
Překlad před dokončením ověřování
Pokud necháte dokument přeložit příliš brzy, nemusí překlad obsahovat všechna potřebná ověření.
Nesprávný typ ověření
Řada lidí žádá o superlegalizaci, přestože cílová země vyžaduje pouze apostilu.
Seznam zemí, které vyžadují pouze apostilu naleznete zde.
Apostila nebo superlegalizace?
| Apostila | Superlegalizace |
| Používá se ve státech, které uznávají Haagskou úmluvu | Používá se ve státech mimo systém apostily |
| Jedno ověření | Několik navazujících ověření |
| Není potřeba ambasáda | Vyžaduje ověření ambasádou |
| Rychlejší proces | Administrativně náročnější proces |
| Nižší náklady | Vyšší náklady |
Opomenutí požadavků ambasády
Každé velvyslanectví může mít vlastní podmínky, které se liší od obecných pravidel.
Chybějící meziověření
Bez předchozího potvrzení příslušného úřadu nelze pokračovat na Ministerstvo zahraničních věcí.
Potřebujete předložit dokument pro použití v zahraničí?
Nejste si jistí, zda váš dokument vyžaduje apostilu, superlegalizaci nebo pouze soudní překlad?
Pomůžeme vám ověřit správný postup pro konkrétní zemi a zajistíme celý proces od ověření dokumentů (pouze na území Prahy) až po úřední překlad.
Nejčastěji pomáháme s:
- rodnými, oddacími a úmrtními listy,
- diplomy a vysvědčeními,
- výpisy z rejstříku trestů,
- obchodními dokumenty, výpisy z obchodního rejstříku,
- plnými mocemi a notářskými listinami.
Stačí nám zaslat sken dokumentu a informaci, ve které zemi bude použit. Připravíme vám doporučený postup (vždy je nutné ověřit u úřadu, kde budete dokumenty předkládat) i nezávaznou cenovou nabídku.
Shrnutí
Superlegalizace je nejvyšší forma ověření dokumentů pro použití v zahraničí. Uplatňuje se zejména ve státech, které neuznávají apostilu a současně nemají s Českou republikou uzavřenou dohodu o osvobození od ověřování listin.
Ve většině případů proces zahrnuje:
- vyšší ověření dokumentu příslušným úřadem,
- legalizaci na Ministerstvu zahraničních věcí,
- soudní překlad,
- případné ověření překladu,
- ověření zastupitelským úřadem cílového státu.
Správně zvolený postup vám pomůže předejít zbytečným průtahům, opakovaným překladům i odmítnutí dokumentů zahraničními institucemi.
Odpovědi na nejčastější otázky
Jak dlouho trvá superlegalizace?
Celý proces obvykle trvá od několika pracovních dnů do několika týdnů. Záleží na typu dokumentu, počtu potřebných ověření a rychlosti příslušného zastupitelského úřadu.
Musí být přeložena i všechna razítka a ověření?
Ano. Součástí soudního překladu bývají i veškeré ověřovací doložky, razítka a další úřední záznamy.
Mohu vyřídit superlegalizaci poštou?
Část procesu ano. Ministerstvo zahraničních věcí umožňuje podání žádosti také korespondenčně.
Mohu pověřit vyřízením jinou osobu?
Ano. V řadě případů není nutné, aby žádost podával přímo vlastník dokumentu.